การประเมินผลการริเริ่มใช้ระบบจองห้องประชุมออนไลน์ ณ คณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล

Abstract

สถาบันการศึกษาระดับมหาวิทยาลัย มีห้องจำนวนมากสำหรับการประชุม การเรียนการสอน การนำระบบเข้ามาใช้งานสามารถช่วยบริหารจัดการสินทรัพย์ให้มีประสิทธิภาพกองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยมหิดล พัฒนาระบบการจองห้องประชุมและใช้งานทดแทนการจองห้องด้วยกระดาษ คณะวิศวกรรมศาสตร์เห็นว่าเป็นแนวความคิดที่ดี และนำมาประยุกต์ใช้ โดยไม่มีต้นทุนเพิ่ม เพียงแต่ปรับบริบทเล็กน้อย จึงริเริ่มนำระบบมาใช้งานปี พ.ศ. 2560 เพื่อเป็นการวัดผลสัมฤทธิ์ของระบบใหม่ จึง ศึกษาวิเคราะห์ประเมินผลประโยชน์ที่ได้รับ 3 ด้าน ได้แก่ การประหยัดค่าใช้จ่ายทางตรง การลดขั้นตอนการทำงาน และความพึงพอใจของผู้ใช้ โดยใช้ข้อมูลระหว่างปี พ.ศ. 2555 – 2559 ประกอบกับการสังเกตการณ์ทำงาน ระหว่างระบบเดิมที่ใช้แบบฟอร์มกระดาษกับระบบใหม่ออนไลน์ และใช้ข้อมูล การสำรวจความพึงพอใจผลการวิเคราะห์พบว่าระบบใหม่ช่วยประหยัด ค่าใช้จ่ายทางตรงได้อย่างชัดเจน ลดขั้นตอนการทำงานจาก 11 เหลือ 7 ขั้นตอน ผู้เกี่ยวข้องลดลงจาก 4 เหลือ 2 คน ใช้เวลาน้อยลงจาก 15 นาที เหลือเพียง 2 นาที โดยที่คุณภาพของงานยังเหมือนเดิม ความพึงพอใจมี ค่าเฉลี่ยเท่ากับ 3.63 (ค่อนข้างมาก)