ความคาดหวังของผู้ใช้บริการเกี่ยวกับระบบการจองห้องประชุมโรงพยาบาลมหาวิทยาลัย

Abstract

การจองห้องประชุมในหน่วยงานขนาดใหญ่หรือโรงพยาบาลมหาวิทยาลัยโดยส่วนใหญ่จะต้องโทรศัพท์หรือติดต่อโดยตรงกับเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการตรวจสอบตารางการใช้ห้องประชุม ซึ่งความคาดหวังของผู้ใช้บริการต้องการที่จะทราบทันทีว่ามีห้องประชุมที่สามารถใช้ได้หรือไม่ หรือในบางกรณีผู้ใช้บริการต้องการตรวจสอบตารางการใช้ห้องประชุมช่วงนอกเวลาทำการ แต่เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบเลิกงานไปแล้ว จึงจะต้องรอติดต่อเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในวันถัดไป ทำให้ผู้ใช้บริการเกิดความไม่คล่องตัวในการประสานงาน และยากต่อการใช้งาน ระบบการจองห้องประชุมควรจะต้องเข้าถึงได้ง่าย ตรวจสอบสถานะของการจองห้องประชุมได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้ผู้จัดการประชุมสามารถดำเนินการการประชุมต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ การศึกษาในครั้งนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อเข้าใจความคาดหวังของผู้ใช้บริการต่อระบบการจองห้องประชุม ด้วยการวิจัยเชิงคุณภาพ (Qualitative Research) ระเบียบวิธีวิจัย Ethnography โดยการสัมภาษณ์แบบเชิงลึก (In-depth Interview) กับกลุ่มตัวอย่าง การสัมภาษณ์แบบเชิงลึกจะเป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลโดยอาศัยการสนทนา ซักถามและโต้ตอบระหว่างผู้รวบรวมข้อมูลหรือผู้สัมภาษณ์ (Interviewer) กับผู้รับการสัมภาษณ์หรือผู้ถูกสัมภาษณ์ (Interviewee) จำนวน 10 รายของผู้ที่มีประสบการณ์จองห้องประชุมโรงพยาบาลมหาวิทยาลัย จากการวิเคราะห์ข้อมูลพบประเด็นความคาดหวังที่เกิดขึ้น 2 ด้าน ได้แก่ ด้าน"ห้อง คน ของ" : ห้องดังใจ อุปกรณ์ต้องมี / คน...สำคัญ และด้าน"ระบบจองดังใจ" : ออนไลน์ ใช่เลย / Function ตอบสนอง ผลการศึกษาพบว่า นอกจากการมีห้องประชุมที่เพียงพอ อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ที่ช่วยสนับสนุนในการจัดประชุม การให้บริการไมตรีจิตของผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบด้านห้องประชุมแล้ว หน่วยงานควรต้องให้ความสำคัญในด้านความสะดวกรวดเร็วในการตรวจสอบห้องประชุมที่จะมีผลต่อการตัดสินใจในการวางแผนการทำงานของผู้ใช้บริการด้วย ดังนั้นในการพัฒนาระบบจองห้องประชุมออนไลน์จึงมีความสำคัญ ข้อมูลที่แสดงในระบบจองห้องประชุมออนไลน์จะต้องมีความถูกต้อง เชื่อถือได้และมีความเป็นปัจจุบัน

The process of booking a meeting room in a large-scale organization or a university hospital is normally made via a phone call or direct contact with the responsible officer in order to check the availability of a meeting room. Most service users expect an immediate response as to whether a meeting room is available or not. In some cases, meeting coordinators wish to check meeting room availability schedules outside normal working hours, however, the person responsible for taking bookings is unavailable or has left the office for the day; thus the service users have to contact the responsible officer the next day, causing the service users to experience inconvenience and difficulty booking a meeting room. The meeting room booking system should be more user-friendly, by giving the ability meeting coordinators to easily access meeting room availability status rapidly in order to take a venue for a meeting in an efficient manner. This study aims to understand the expectation of the service users towards the meeting room booking system by means of the qualitative research and ethnographic methodology using in-depth interview. The in-depth interview method was used to collect data based on the conversations or question and answer sessions between the data collector or interviewer and 10 respondents or interviewees, who are responsible for booking meeting rooms at a university hospital. The data analysis found two issues related with their expectations: (1) “room / officer / equipment”, which means the meeting room as desired, the ready-to-use equipment, and the availability of the meeting room officer, and (2) “booking system as expected”, which means a desirable online system with responsive functions. The findings showed that in addition to the sufficient number of meeting rooms with audio-visual equipment support for the meeting and friendly service from the responsible officer, the relevant work unit should place its emphasis on the convenient and rapid checking of meeting room schedules which will affect the service users’ decision-making and planning for the meeting. Therefore, the development of an online meeting room booking system is essential because the information on the meeting room schedules or availability status is needed to be accurate, reliable, and up-to-date.