การบริหารจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบในภาวะวิกฤตโควิด-19

Abstract

การแพร่ระบาดของไวรัสโควิด -19 ทำให้องค์กรต่าง ๆ ปรับตัว ด้วยการให้พนักงานทำงานที่บ้าน (Work from Home) เปลี่ยนรูปแบบการทำงาน การติดต่อประสานงาน จากใช้เอกสารกระดาษเป็นไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทนมากขึ้น การส่งและแชร์ข้อมูลถึงกันทำได้อย่างรวดเร็ว เพราะเป็นการทำงานผ่านทางเครือข่ายอินเตอร์เน็ตหรืออินทราเน็ต แต่เนื่องจากทำงานคนละสถานที่ จึงควรบริหารจัดการไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือไฟล์ข้อมูลอย่างเป็นระบบ การจัดเก็บข้อมูลควรจัดเก็บที่แหล่งเดียวกัน การตั้งชื่อไฟล์ต้องสื่อความหมายชัดเจน และเกี่ยวข้องกับเนื้อความในไฟล์ ไม่ควรทำสำเนาไฟล์ข้อมูล เพื่อช่วยลดความผิดพลาด ลดความซ้ำซ้อน ลดความสับสนและเพื่อสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้ถูกต้อง ครบถ้วน เป็นปัจจุบัน นำไปใช้ในการวิเคราะห์ได้แม่นยำ เพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผลและเกิดผลสัมฤทธิ์ต่อภารกิจขององค์กร พร้อมทั้งสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับทุกสภาวการณ์อีกด้วย

The pandemic of Covid-19 has caused organizations to adapt themselves by allowing employees to work from home (Work from Home) to change their work patterns. It has been transformed from using paper documents to electronic documents instead. Sending and sharing information to each other is faster because it works through the Internet or intranet. As people work from different locations therefore electronic documents or data files should be managed systematically. Data storage should be stored at the same source. The file name must be descriptive and relevant to the content of the file. To help reduce errors, redundancy, and confusion and to be able to retrieve accurate, completed, up-to-date data for accurate analysis, optimize effectiveness and achievement of the organization's mission, people should not make a copy of the data file. It can be applied to all conditions as well.