ความสําคัญของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สําหรับการปฏิบัติงานที่บ้าน กรณีศึกษาของคณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล มหาวิทยาลัยมหิดล

Abstract

ในปัจจุบัน การพัฒนาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารได้ก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว ทั้งองค์กรภาครัฐและภาคเอกชนที่ต้องการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ในองค์กรอย่างคุ้มค่า จึงให้ความสำคัญกับการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาพัฒนากระบวนการสื่อสารในการทำงานขององค์กร โดยในหน่วยงานของรัฐที่มีปริมาณการหมุนเวียนของเอกสารทั้งภายในและภายนอกจำนวนมาก จึงได้พัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยระบบดังกล่าวสามารถจัดการเอกสารขององค์กรในทุกกระบวนการ ทั้งการจัดเก็บ การสร้าง การรับ การส่งต่อ การใช้งาน และการทำลายเอกสาร ซึ่งระบบนี้จะทำงานผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ เมื่อพิจารณาจากสถานการณ์ในปัจจุบัน ซึ่งเป็นยุค “New Normal” ที่การทำงานที่บ้านมีเพิ่มขึ้นอย่างแพร่หลาย ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์จึงมีความเหมาะสมเพราะสามารถสื่อสารได้อย่างต่อเนื่องและไร้อุปสรรค โดยไม่มีข้อจำกัดด้านสถานที่และเวลา ช่วยลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดและความล่าช้าที่เกิดจากการจัดการเอกสารในรูปแบบเดิม คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล มหาวิทยาลัยมหิดล เป็นหน่วยงานหนึ่งที่ให้ความสำคัญกับการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับการปฏิบัติงานที่บ้าน โดยระบบดังกล่าวนี้มีประโยชน์ต่อองค์กรในภาพรวม สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการเอกสาร การอำนวยความสะดวก รวดเร็วในการทำงานของผู้บริหาร บุคลากร และสอดคล้องกับความเปลี่ยนแปลงของบริบทต่าง ๆ ตลอดจนการยกระดับคุณภาพการให้บริการที่จะทำให้ผู้รับบริการมั่นใจในการให้บริการ อย่างไรก็ตามยังมีความท้าทายและปัญหาในการนำระบบดังกล่าวมาใช้ อาทิ ความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลทั้งในระดับองค์กรและบุคคล รวมถึงกระบวนการปฏิบัติงานที่ยังต้องได้รับการปรับปรุงและพัฒนาเพิ่มเติม