การประยุกต์ใช้แนวคิดการทำงานแบบ Agile เพื่อการพัฒนาระบบงาน: กรณีศึกษาสำนักงานผู้อำนวยการ สถาบันชีววิทยาศาสตร์โมเลกุล มหาวิทยาลัยมหิดล

Abstract

การบริหารจัดการภายในองค์การยุคใหม่ที่ต้องการปรับรูปแบบการดำเนินงานให้เกิดความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น สามารถก้าวทันโลกที่มีความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและแข่งขันกับผู้อื่นได้ บทความนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาแนวทางในประยุกต์ใช้แนวคิดการทำงานแบบ Agile เพื่อการพัฒนาระบบงานของสำนักงานผู้อำนวยการ สถาบันชีววิทยาศาสตร์โมเลกุล มหาวิทยาลัยมหิดล เพื่อเป็นการพัฒนารากฐานสำคัญในการสนับสนุนให้บุคลากรและองค์การ มีความพร้อมรับมือการเปลี่ยนแปลง สามารถปรับตัวเพื่อสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ก้าวทันต่อความเจริญก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ส่งผลให้พันธกิจประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย โดยแนวทางการประยุกต์ใช้เทคนิคการทำงานแบบ Agile ของสำนักงานผู้อำนวยการ จะเริ่มจากการวิเคราะห์ปัญหาและอุปสรรคในการพัฒนาระบบงาน จากนั้นจึงวางแผนกระบวนการพัฒนาระบบงานให้มีประสิทธิภาพ และสร้างวัฒนธรรมการทำงานแบบ Agile ให้เกิดขึ้นภายในสำนักงานผู้อำนวยการ อย่างไรก็ตาม การประยุกต์ใช้แนวคิดการทำงานแบบ Agile เพื่อการพัฒนาระบบงานจะสำเร็จลงไม่ได้ หากขาดปัจจัยสนับสนุนที่สำคัญ อาทิ 1) การยอมรับความเปลี่ยนแปลงของบุคลากร 2) การมีส่วนร่วมจากตัวแทนของทุก ๆ ส่วนงาน 3) การสื่อสารแลกเปลี่ยนระหว่างหน่วยงานที่มีประสิทธิภาพ 4) การให้อิสระทีมงานในการบริหารจัดการปัญหาของตนเอง 5) การกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จที่ชัดเจนและวัดความก้าวหน้าของงานอย่างสม่ำเสมอ และ 6) การพัฒนา “Agile Mindset” คือ การสร้างความคล่องตัวในการทำงาน การตอบสนองที่ฉับไว และการสร้างความพึงพอใจให้กับผู้รับบริการอย่างต่อเนื่อง

In the modern world, organizations are required to provide faster responses and constantly strive to gain a competitive advantage. The purpose of this article was to apply the agile principles to develop the work systems of the Institute of Molecular Biosciences’ Office of the Director at Mahidol University in order to help the Institute to be one of the world's leading institutes in molecular biosciences. It is believed that applying the agile principles to the Institute’s work systems will help prepare its personnel to have necessary skills and mindsets and be competence in today's fast changing world. Thus, this article proposed 3 main steps in applying the agile principles to the Institute’s work systems: 1) analyzing current vision, mission, and goals and identifying problems that will prevent the Institute from reaching its goals; 2) developing a strategic action plan for applying the agile principles to the current work systems; and 3) creating an organizational culture that embraces and adapt to changes. Applying the agile principles to the Institute’s work systems cannot achieve success without 1) increasing employees' awareness of the organization need for change; 2) engaging all stakeholders in the change process; 3) having effective communication strategies; 4) focusing on empowering employees and change teams; 5) setting specific key performance indicators and monitoring and evaluating the success regularly; and 6) promoting the agile mindsets in the Institute’s employees, especially working flexible to achieve high-performing results, increasing employee responsiveness, and taking continuous effort to maintain high customer satisfaction levels.