การพัฒนาโมเดลนำร่องของสมรรถนะของหน่วยเลขานุการผู้บริหาร: กรณีศึกษา หน่วยเลขานุการผู้บริหาร มหาวิทยาลัยมหิดล

Abstract

การวิจัยครั้งนี้ มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาแนวทางในการพัฒนาโมเดลนำร่องของสมรรถนะของหน่วยเลขานุการผู้บริหารมหาวิทยาลัยมหิดลให้ตรงตามเป้าหมายที่องค์กรหรือหน่วยงานต้องการ เพื่อศึกษาหาคุณสมบัติหรือองค์ประกอบที่สำคัญของสมรรถนะหลักและสมรรถนะในงานหรือประจำสายงานของหน่วยเลขานุการผู้บริหาร และเพื่อศึกษาหานิยามขององค์ประกอบที่สำคัญของสมรรถนะประจำสายงานของหน่วยงานและเลขานุการผู้บริหาร การศึกษาวิจัยที่ใช้แนวทางในการพัฒนาโมเดลของสมรรถนะของหน่วยงานเลขานุการผู้บริหารแบบูรณาการ (Integrated Approach) ซึ่งเป็นแนวทางที่ผสมผสานการวิจัยเชิงปริมาณและคุณภาพเข้าด้วยกันนับตั้งแต่การทบทวนวรรณกรรม การสร้างเครื่องมือวิจัย การเก็บรวบรวมข้อมูลจากกลุ่มตัวอย่าง 3 กลุ่ม ได้แก่ กลุ่มผู้บริหารระดับสูง ได้แก่ อธิการบดี รองอธิการบดี และผู้ช่วยอธิบารบดี กลุ่มผู้อำนวยการกองในสำนักงานอธิการบดี และกลุ่มเจ้าหน้าที่ที่เคยปฏิบัติหน้าที่เลขานุการผู้บริหารมาก่อนและเลขานุการผู้บริหารที่ปฏิบัติหน้าที่ในปัจจุบัน โดยเก็บรวมรวมข้อมูลสองครั้งเพื่อนำมาวิเคราะห์ข้อมูลเปรียบเทียบความแตกต่างของความคิดเห็นที่มีต่อความสำคัญของสมรรถนะต่อหน่วยงานเหล่านี้ นอกจากนั้น ยังใช้วิธีการสัมภาษณ์ผู้ให้ข้อมูลสำคัญ และสนทนากลุ่มย่อยแบบ Focus Group ของผู้อำนวยการกองสำนักงานอธิการบดีบางส่วนและเลขานุการผู้บริหารที่ปฏิบัติหน้าที่ในปัจจุบันอีกครั้งหนึ่ง เพื่อนำข้อมูลมาสนับสนุนและเพิ่มเติมผลการวิจัย ผลการวิจัยพบว่า กลุ่มตัวอย่างมีความเห็นที่สอดคล้องกันว่าสมรรถนะหลักของหน่วยงานตามแนวทางการศึกษาของมหาวิทยาลัยซึ่งมีองค์ประกอบคือ การยึดมั่นในคุณธรรม การมีความรับผิดชอบในงาน การทำงานเป็นทีม การวางแผนงานอย่างเป็นระบบ การมุ่งสัมฤทธิ์ผล และสมรรถนะประจำสายงานซึ่งมีองค์ประกอบที่คือความรู้ ทักษะ บุคลิกภาพ แรงขับภายใน ความคิดเห็นที่เกี่ยวกับตนเอง ความเข้าใจผู้อื่น ความถูกต้องของงาน ความยืดหยุ่น ผ่อนปรน และการให้อำนาจแก่ผู้อื่น มีความสำคัญต่อหน่วยงานและเลขานุการผู้บริหารเป็นอย่างยิ่ง จึงสมควรที่จะเป็นสมรรถนะหลักและสมรรถนะประจำสายงานของหน่วยเลขานุการผู้บริหารโดยเฉพาะองค์ประกอบของสมรรถนะประจำสายงานทั้ง 9 ด้านดังกล่าวนั้นเป็นองค์ประกอบที่มีจำนวนสอดคล้องกับแนวความคิดของ Spencer and Spencer (1993) นักวิชาการชื่อดังที่เขาทั้งสองเห็นว่าสมรรถนะของหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งนั้นไม่ควรที่จะมีจำนวนเกิน 7 หรือ 9 สมรรถนะ (Cited in Botzkurt, 2011:28) ดังนั้นโมเดลนำร่องของสมรรถนะที่ได้จึงประกอบไปด้วยสมรรถนะหลักและสมรรถนะประจำสายงานและนิยามของสมรรถนะดังกล่าวเป็นสำคัญ

This study was to investigate the approaches of developing a Preliminary Competency Model for Executive Secretary Unit of Mahidol University in order to meet the requirements of the organization or the unit's goal. This was to find the core qualifications of the functional competency, and to find the operational definition of functional competency. An integrated approach was used in developing the competency model for Executive Secretary Unit. This approach was to integrate both quantitative and qualitative research even beginning from the literature reviews, instrumentation, and data collections from respondents who were the top executive group, the division director group, the ex-secretary group and the current secretary group. The data collection was twice conducted. The analysis was concentrated on comparing the differences of thought on the core competency. In addition, a technique of focus group was conducted with the divisional directors and with the current secretary group in order to support the findings and to augment the results of the research. The results revealed that the respondents were convergent in the core competency of the unit (according to the previous studies of the university). The elements were virtue-orientation, responsibility, teamwork, systematic work plan, and result-based focus. The functional competencies were knowledge, skills, personality, thrust, self-realization, understanding other, work accuracy, flexibility and empowerment. These nine competencies were so indispensable and should have been the core and the functional ones for the executive secretary unit. They were corresponded with the idea of Spencer and Spencer renowned scholars who viewed that any workplaces should have more than seven to nine competencies (cited in Bozkurt, 2011:28). Consequently, the Preliminary Competency Model was then inevitably involving core competencies , functional competencies and operational definition of functional competency.