การพัฒนางานด้านการเบิกภายในและภายนอกของงานบริการเพื่อการวิจัยคณะทันตแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล

Abstract

ผลงานนี้จัดทำขึ้นเพื่อพัฒนางานด้านการเบิกภายในและภายนอก ของงานบริการเพื่อการวิจัย ซึ่งมีหน่วยบริการสถานที่และเครื่องมือวิจัยเป็นผู้รับผิดชอบ โดยเริ่มจากการปรับปรุงใบขอเบิกของสำนักงานการวิจัยใหม่ ให้สามารถเขียนรายการเบิกได้เพิ่มขึ้น มีเนื้อหาสำหรับเบิกภายนอกครอบคลุม และพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปจาก MS Access เพื่อใช้เก็บข้อมูลเบิกทั้งหมดให้เป็นระบบ จากการดำเนินงานพบว่า ใบขอเบิกของสำนักงานการวิจัยที่ออกแบบใหม่ สามารถเขียนจำนวนรายการเบิกได้เพิ่มขึ้น 125% ใบเบิกสามารถเขียนชื่อบริษัท เลขที่ใบเสนอราคา ราคาสินค้า เลขที่บิล วันที่และเลขที่เอกสารตรวจรับพัสดุสำหรับเบิกภายนอก เพื่อใช้ในการตรวจสอบและติดตามได้ครบถ้วน และการพัฒนาโปรแกรมบันทึกข้อมูลเบิก จากโปรแกรมสำเร็จรูป Access 2010 ทำให้เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องสามารถปฏิบัติงานได้เร็วขึ้น โดยเจ้าหน้าที่ศูนย์และหน่วยแจ้งเบิกได้เร็วขึ้น 76.04% เจ้าหน้าที่หน่วยบริการสถานที่และเครื่องมือวิจัยสามารถบันทึกข้อมูลเบิกได้เร็วขึ้น 77.50% การค้นหาข้อมูลเร็วขึ้น 84.77% การจัดทำรายงานสรุปข้อมูลเร็วขึ้น 96.67% ช่วยลดการใช้กระดาษจากการสำเนาเอกสารได้ 100% และนอกจากนี้โปรแกรมยังมีระบบรับเข้า-เบิกออก สำหรับตรวจสอบปริมาณการใช้วัสดุของแต่ละศูนย์และหน่วย เพื่อจัดทำแผนประมาณการใช้วัสดุประจำปี ของงานบริการเพื่อการวิจัย ส่งให้หน่วยจัดหาพัสดุดำเนินการเบิกในปีถัดไป

The purpose of this project was to develop internal and external requisition management of the Research Service section, under the responsibility of the Research Facilities and Equipments Service unit. To begin with, a requisition form has been revised in order to increase the number of item list and cover all external requisition. Based on the Microsoft Access software, a ready-to-use program has been developed to collect and organize the requisition data. In a newly-designed requisition form, the number of item list has increased up to 125%. Company, quotation number, price list, invoice number, date and supplies receipt number for external requisition could be noted in this new form for inspection and tracking purposes. By development of the program from the Microsoft Access 2010 for collecting requisition data, the officer could work faster in these processes– requisition request (76.04%), recording requisition data (77.50%), searching the data (84.77%), summary report (96.67%), and reduction of paper use for copies (100%). Moreover, the developed program contained the check–in and –out system for monitoring the use of supplies in each section and unit. This collected data could be used in a preparation of the estimated plan for annual supplies use by the Research Service section, which was sent to the Procurement unit for requisition in the next year.