Business process reengineering for an automated pharmacy dispensing system : A case study in hospital

Abstract

Nowadays, the pharmacy profession has moved from being productoriented to being patient-oriented with a multidisciplinary team, which requires reduction of pharmacist's workload and increased reliance on Automated Dispensing Systems (ADS) to reduce workloads. This research developed a simulation model to design new business processes for implementing the ADS. Because of financial risks, possible risks and benefits of the system were investigated prior to hospital investment. This research was conducted at the Out-Patient pharmacy department of a public hospital and, it was done by, first, modeling an Integration Definition for Function Modeling (IDEF0) and then applying the results of the IDEF0 to an analysis of workflow and implementing simulation models using Arena software version 16 to predict situations on different assumptions. This study focuses on two performance indicators: dispensing time and pharmacist workforce. The hospital target for dispensing time is 10 minutes. The results showed that ADS model 1 and ADS model 2 dispensing time achieved their target, dispensing time and reduced full time equivalent (FTE) of pharmacists with 99.31%, 99.18% dispensing time and 9.01, 12.16 FTE, respectively. This improves upon the current system, in which 94.5% of patients achieve targets and require 26.4 FTE of pharmacists. In summary, both model 1 and 2 can reduce dispensing time and pharmacist workforce.

การปรับเปลี่ยนบทบาทเภสัชกรจากการมุ่งเน้นตัวผลิตภัณฑ์เป็นการมุ่งเน้นดูแลคนไข้นั้นจำเป็นต้องลดภาระงานของเภสัชกรซึ่งต้องอาศัยระบบจัดยาอัตโนมัติไปช่วยลดภาระงานดังกล่าว แต่การลงทุนระบบนั้นมีความเสี่ยง ดังนั้นเพื่อลดความเสี่ยงในด้านการลงทุน ต้องใช้การจำลองสถานการณ์เพื่อลดความเสี่ยง และให้การลงทุนคุ้มค่ามากที่สุด การวิจัยนี้จึงมีวัตถุประสงค์คือ พัฒนาแบบจำลองสถานการณ์และออกแบบกระบวนการทำงานแบบใหม่เพื่อลดภาระงานของเภสัชกร โดยการวิจัยนี้ใช้ข้อมูลจากโรงพยาบาลกรณีศึกษาในแผนกเภสัชกรรมผู้ป่วยนอกของโรงพยาบาลรัฐ ในขั้นตอนเริ่มต้นใช้แผนภาพกระบวนการทางธุรกิจ เพื่ออภิบายกระบวนการทำงานจากนั้นจึงใช้การจำลองสถานการณ์โดยใช้โปรแกรม Arena version 16 จำลองสถานการณ์การปรับปรุงกระบวนการ เพื่อหารูปแบบสถานการณ์ที่เหมาะสมกับตัวชี้วัดที่วางไว้ โดยมีตัวชี้วัด 2 ตัว คือ การจ่ายยาตามเป้าหมายที่กำหนดภายใน 10 นาทีและจำนวนภาระงานของเภสัชกร ผลการศึกษา ระบบจัดยาอัตโนมัติ ระบบที่ 1 และ 2 ได้ร้อยละการจ่ายยาตามเป้าหมายที่กำหนดใน 10 นาที และ ภาระงานเภสัชกรเป็น 99.31%, 99.18% และ 9.01, 12.16 ตามลำดับ โดยเมื่อเทียบกับสถานการณ์ ปัจจุบันทำได้เพียง 94.5% และภาระงานเภสัชกรเป็น 26.4 จึงสรุปได้ว่าระบบจัดยาอัตโนมัติ ระบบที่ 1 และ 2 ลดเวลาในการจ่ายยาและภาระงานเภสัชกรได้