Development of staff documentary system using collaboration software package : case study in technology of information system management division

Abstract

The objective of this thematic paper was the development of a staff documentary system using a collaboration software package as a case study in technology of the information system management division. The system consists of a receiving document system, a sending document system, a confidential document system, a searching document system, and a tracking document system. This system will increase the speed for receiving and sending of documents, as well as reduce the process and time for registering documents. The system can reduce the loss of documents during the submission process. Users can track the status of each process. The system also supports interoperability with other systems, such as the thesis/thematic paper document management system, student document system, thesis advisory recoding system, student record management system, and room reservation system. Although the system is able to meet the needs of users effectively, for the security of documents in the system, systems must be able to access the internal network only. There cannot be access of the system from an external network. If a user wants to get into the system from an external network, increased access must be granted, such as via the installation of the VPN.

สารนิพนธ์ฉบับนี้มีวัตถุประสงค์ เพื่อพัฒนาระบบงานสารบรรณสำหรับเจ้าหน้าที่โดย ใช้แพ็คเกจซอฟท์แวร์เพื่อการทำงานร่วมกัน : กรณีศึกษากลุ่มสาขาเทคโนโลยีการจัดการระบบ สารสนเทศ ระบบนี้ประกอบด้วยระบบทะเบียนหนังสือรับ ระบบทะเบียนหนังสือส่ง ระบบทะเบียนหนังสือลับ ระบบค้นหาหนังสือ และระบบติดตามหนังสือ ซึ่งระบบนี้จะช่วยเพิ่มความ รวดเร็วในการรับส่งหนังสือ ช่วยลดขั้นตอน และระยะเวลาในกระบวนการลงทะเบียนหนังสือรับ หนังสือส่ง และหนังสือลับ สามารถลดการสูญหายของเอกสารในระหว่างขั้นตอนการดำเนินงาน ที่สำคัญผู้ใช้สามารถติดตามสถานะของหนังสือในแต่ละขั้นตอนได้ อีกทั้งระบบนี้ ยังรองรับการ ทำงานร่วมกันกับระบบอื่นได้ เช่น ระบบจัดการเอกสารวิทยานิพนธ์และสารนิพนธ์ ระบบเอกสาร นักศึกษา ระบบบันทึกคำร้อง ระบบจัดการข้อมูลนักศึกษา และระบบจองห้องประชุม ฯลฯ แม้ว่าระบบจะสามารถทำงานได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้งานได้อย่างมี ประสิทธิภาพ เพื่อความปลอดภัยของเอกสารที่อยู่ในระบบ จึงต้องติดตั้งระบบให้สามารถเข้าถึงได้ เฉพาะเครือข่ายภายในเท่านั้น ทำให้ไม่สามารถเข้าถึงระบบจากเครือข่ายภายนอกได้ หากต้องการที่ จะเข้าระบบจากเครือข่ายภายนอก จะต้องทำการเพิ่มช่องทางการเข้าถึง เช่น มีการติดตั้งระบบ VPN เป็นต้น