Manpower turnover monitoring system

Abstract

This project describes the development of a prototype in information system with target for Manpower Turnover Monitoring (MTMS). The MTMS would be able to support the human resource management and planning effectively and efficiently, by replacing the present system that is in manual operations. The main problem of the manual system is long time delay in information retrieval, as the result it can not provide prompt response for relevant information as needed. Another serious problem is concerned with data reliability and trustworthy from the human negligence in manual operations. Furthermore, the system lacks of complete information for actions such as: tracking vacancy records, details of posts having implementation of activity without movements, details of posts as filled in aready, whichever step in each activity is causing delay, etc. To solve the above problems, an attempt has been made by building the computerized information system, named as MTMS, as the strategic tool for monitoring the moveents of staff and positions. For this, MTMS is designed to collect data and items as happened, the personnel records, job positions, and to keep track of the procedural steps in the operations for fulfillment, etc. Consequently, MTMS is able to report various forms of information, name just a few: the omplete vacant posts, pre-occupied posts, as well as the occupied posts, also the time to fill-up the vacancies. Obviously, it targets to reduce the number of vacancies by filling them up to full capacity whenever possible. The MTMS in prototype is developed by using Visual Basic 3.0 as software development tool, and Access 2.0 as the database management system. Transaction processing is tested by using 900 staff from 1,200 posts, as well as recording transaction of activities, numbering 100 records in total. It is shown that the proposed system is capable of providing useful information necessarily to support human resource management, in terms of performance and effectiveness also achieving the target according to the requirements. Therefore it is concluded that the prototype can be further developed to full scale system and applied to real applications.

ระบบ MANPOWER TURNOVER MONITORING (MTMS) เป็น ระบบใหม่ที่นำเสนอข้อมูลในการสนับสนุนการบริหารและการวางแผน งานด้านบุคคลากร เพื่อแก้ไขปัญหาของระบบเดิม ซึ่งระบบเดิมนั้น การจัดเก็บข้อมูลจัดทำด้วยระบบ MANUAL ไม่สามารถตอบสนอง ความต้องการข้อมูลเพื่อใช้ในการบริหารงานได้ทันท่วงที, ใช้ เวลานานในการค้นหาข้อมูล, และข้อมูลที่ได้นั้นไม่ถูกต้องเท่า ที่ควร เช่น ไม่สามารถจะให้ข้อมูลได้ว่า มีอัตราใดบ้างที่เป็น อัตราว่าง, ในขณะนี้มีการดำเนินการไปถึงขั้นตอนใดแล้ว และ อัตราดังกล่าวจะได้รับการบรรจุเมื่อไร เป็นต้น โดยแนวความคิด ของระบบใหม่คือ การสร้าง COMPUTERIZE SYSTEM ในการ ติดตามงานและจัดเก็บข้อมูลในการ MONITORING ทุกๆ ขั้นตอน ของทุกๆ กิจกรรมที่มีการเคลื่อนไหว ทำให้ทราบได้ว่า มีอัตราใด ว่างอยู่, อัตราเหล่านี้จะได้รับการบรรจุเมื่อไร ทั้งนี้มี เป้าหมายเพื่อทำให้มีอัตราว่างน้อยที่สุด ทำให้สามารถ บรรจุบุคคลากรได้เต็มอัตรากำลัง โดยที่ MTMS ได้พัฒนา PROTOTYPE โดยใช้ VISUAL BASIC 3.0 เป็น SOFTWARE และ ACCESS 2.0 เป็น DATABASE MANAGEMENT ซึ่งขอบเขตของการทดสอบคือ ใช้ ข้อมูลบุคคลากรจำนวน 900 คนจาก 1,200 ตำแหน่ง และ รายการกิจกรรมที่มีการเปลี่ยนแปลง 110 รายการ สำหรับ ผลที่ได้นั้นคือ ระบบสามารถให้ข้อมูลที่นำไปใช้ในการบริหาร งานบุคคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตรงตามวัตถุประสงค์ที่ ตั้งไว้ และสามารถนำไปพัฒนาต่อไปให้ใช้กับงานบุคคลากรใน องค์กรใหญ่ได้