รูปแบบใหม่ของระบบสมัครสมาชิกเครือข่ายห้องสมุด หอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล “ลดขั้นตอน ทราบทันที ลดเวลา/หน้าที่ ได้สิทธินี้รวดเร็ว”

Abstract

การสมัครสมาชิกเครือข่ายห้องสมุด หอสมุดและคลังความรู้มหาวิทยาลัยมหิดล เป็นบริการหนึ่งในบริการทรัพยากรสารสนเทศ มี 2 รูปแบบ คือ แบบฟอร์มกระดาษ(Paper) และแบบฟอร์มออนไลน์(e-Form) กรณีศึกษาของห้องสมุดสถาบันโภชนาการใช้รูปแบบออนไลน์(e-Form) สามารถช่วยอานวยความสะดวกในการสมัครสมาชิกแทนการกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มกระดาษ และช่วยให้ผู้ให้บริการนาข้อมูลไปบันทึกเข้าระบบห้องสมุดอัตโนมัติได้โดยไม่ต้องพิมพ์ แต่พบว่าผู้ปฏิบัติงานยังต้องเข้าระบบสมัครสมาชิกเพื่อนาข้อมูลการสมัครสมาชิกออกมาบันทึกเข้าระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ทาให้เกิดความไม่สะดวกในการปฏิบัติงาน และผู้ปฏิบัติงานไม่สามารถทราบได้ทันทีเมื่อมีการสมัครสมาชิกใหม่ หลังจากทราบปัญหาทางห้องสมุดจึงได้ศึกษาหาวิธีการแก้ปัญหาดังกล่าว โดยการนา Google Form และบริการ Line Notify ซึ่งไม่เสียค่าใช้จ่าย มาประยุกต์ใช้ในการสมัครสมาชิกเครือข่ายห้องสมุด พบว่า ช่วยลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ระบบส่งข้อมูลแจ้งในทันที ช่วยเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลการสมัคร ลดภาระหน้าที่การเข้าระบบเพื่อตรวจสอบข้อมูลการสมัครสมาชิกใหม่ ลดระยะเวลาการบันทึกข้อมูลสมาชิกเข้าระบบห้องสมุดอัตโนมัติ อีกทั้งช่วยอานวยความสะดวกให้กับผู้ใช้บริการให้สามารถใช้สิทธิในการเป็นสมาชิกได้เร็วยิ่งขึ้น

Nowadays, membership application of Mahidol University Library Network offices is provided into 2 platforms: paper and e-Form. In case of Institute of Nutrition Library, e-Form platform was more convenient in applying for membership than paper platform, and help staff take the data to the automated library system without typing them again. However, staff have to access membership application system before recording data to the system. As the problem found, the Library Network offices used the solution by applying Google Form and a Line Notify service which is no charge for this membership application together. The result showed that the solution could shorten the process, the system could send a response back immediately, staff were convenient in accessing data, the workload in checking the new membership data and the time of recording member data to the automated library system were reduced, finally, library users could access the right of being a library member faster.