Decision-support system for finished goods inventory management : a case study of pharmaceutical and service company

Abstract

The case company’s finished product requirement planning is worked through the Enterprise Resource Planning (ERP) system. Currently, this company encounters with the problem that the order quantities of finished products generated by ERP does not meet the actual demand. This problem stems from (i) the different demand conditions from three channels as hospital groups, clinics, and drug stores (ii) the minimum order quantities and (iii) the company's policy by inventory levels cover only 2 months of sales forecasting. This problem resulted in large backorder orders which lead to high amount of payment for backorder penalty. To resolve this problem, a decision support system (DSS) for finished product order planning is developed to determine the optimal order quantities. Moreover, DSS utilizes the principles of ABC-FMS Matrix Analysis to category the finished products based on their values and sale frequencies including establishment for finished product ordering. The results of DSS implementation reports that the average finished products inventory level decreased to 16.7%, the backorder of finished product items dropped average to 19 items per month and the amount of payment for backorder penalty reduced to 50.0%. Additionally, DSS can enhance the efficiency of order and inventory management.

การวางแผนสั่งซื้อสินค้าสำเร็จรูปของบริษัทกรณีศึกษา ทำงานผ่านระบบการวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม ปัจจุบันบริษัทประสบปัญหาปริมาณคำสั่งซื้อสินค้าสำเร็จรูป ผ่านระบบดังกล่าวไม่สอดคล้องกับอุปสงค์รวมของความต้องการที่แท้จริงของสินค้า เนื่องจากเงื่อนไขของการจำหน่ายสินค้าแตกต่างกันทั้ง 3 ช่องทางขาย ประกอบด้วยกลุ่มโรงพยาบาล คลินิก และร้านขายยา จำนวนที่ต้องเปิดตามขนาดสั่งซื้อสินค้าขั้นต่ำ อีกทั้งนโยบายของบริษัทกำหนดให้ระดับสินค้าคงคลังครอบคลุมการพยากรณ์ยอดขายเพียง 2 เดือน ทำให้เกิดสินค้าซึ่งยังไม่สามารถส่งมอบได้ตามคำสั่งซื้อของลูกค้า (Backorder) จำนวนมากและส่งผลให้เกิดจำนวนเงินค่าปรับที่สูงมากขึ้นในแต่ละเดือน ดังนั้น งานวิจัยนี้ ได้พัฒนาระบบสนับสนุนการตัดสินใจ สำหรับการวางแผนสั่งซื้อสินค้าสำเร็จรูป โดยการกำหนดปริมาณสั่งซื้อที่เหมาะสม แยกตามกลุ่มความสำคัญของสินค้าตามหลักการของ ABC-FMS Matrix Analysis ซึ่งวิเคราะห์ข้อมูลจากมูลค่าสินค้าและความถี่ในการขายสินค้า รวมทั้งกำหนดเงื่อนไขการสั่งซื้อสินค้า จากระบบที่พัฒนาขึ้นนำไปใช้งานจริง พบว่า จำนวนสินค้าคงคลังเฉลี่ยจากเดิมลดลงร้อยละ 16.7 รายการที่เกิด Backorder มีปริมาณลดลงเฉลี่ย 19 รายการต่อเดือน และจำนวนเงินค่าปรับสินค้าที่ไม่สามารถส่งมอบได้ตามคำสั่งซื้อต่อเดือนลดลงร้อยละ 50.0 รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารคำสั่งซื้อและการจัดการสินค้าคงคลังได้มากขึ้นอีกด้วย